Implementare ERP eficientă: TOP 5 greșeli de evitat

Implementarea unui sistem ERP eșuează atunci când firmele au așteptări nerealiste. Se întâmplă când apare rezistență internă din partea angajaților, planul de implementare ERP este vag, iar managerii de proiect nu știu clar ceea ce doresc. Însă, acesta nu este un motiv de panică sau de amânare a unei astfel de implementări, pentru că se pierd din vedere beneficiile majore care contribuie la succesul firmei.

Dacă te temi de eșecul procesului de implementare ERP, află că această situație apare doar atunci când nu te pregătești corect, când înțelegi cum funcționează sistemul și când nu apelezi la o echipă de profesioniști. Așadar, e important să cunoști cauzele principale ale greșelilor de implementare ERP și motivele care stau la baza acestora.

Înțelegerea ERP: importanța sistemului pentru o companie

Introdus la sfârșitul anilor 1990, planificarea resurselor întreprinderii (ERP) este un instrument software care permite companiilor optimizarea performanței. Poate fi folosit în toate domeniile și este esențial pentru o mai bună gestionare atât a IMM-urilor, cât și a companiilor mari.

Un soft ERP poate fi personalizat pentru a satisface cerințele specifice ale companiei. De exemplu, ai putea lua în considerare implementarea unui software ERP pentru a îmbunătăți gestionarea vânzărilor, gestionarea achizițiilor și a aprovizionărilor sau gestionarea facturilor companiei.

ERP îți permite să centralizezi sistemul informațional al organizației, să securizezi datele și să îmbunătățești productivitatea muncii. Pentru a implementa această soluție IT în firma ta, în calitate de antreprenor trebuie însă să ții cont de anumite aspecte. Totul depinde de obiectivele tale. Punerea în aplicare necesită răbdare și atenție la detalii.

Greșeli implementare ERP: De ce să te ferești

Deci, ce cauzează eșecul implementărilor ERP? Ce lecții poți învăța pentru a preveni situații similare? Ne uităm împreună la cele mai des întâlnite 5 eșecuri de implementare ERP. Vom examina cauzele din spatele acestor greșeli și cum să le evităm la lansarea unui astfel de sistem.

➢    Greșeala #1: Lipsa planificării strategice

Înainte de a implementa un soft ERP în propria firmă, trebuie mai întâi să definești clar obiectivele. Analizează-ți nevoile și evaluează contribuția pe care sistemul ERP o poate aduce procesului tău. De asemenea, trebuie să iei în considerare bugetul pe care ești dispus să îl aloci implementării ERP.

Aceste eforturi de planificare îți vor permite să personalizezi cât mai mult posibil viitoarea soluție ERP. Este important ca înainte de orice fel de implementare ERP să ții cont de resursele financiare, umane și de timp disponibile, precum și de modalitatea de integrare a soluției ERP cu infrastructura IT existentă.

Ești interesat de implementare ERP sau vrei să înlocuiești sistemul actual învechit? NextUp este soluția ta când ai nevoie de un sistem informatic de tip ERP și soft de salarizare indiferent de domeniul de activitate.

➢    Greșeala #2: Neglijarea instruirii angajaților

Softul ERP poate fi un instrument dificil de înțeles și este unul dintre principalele motive pentru care implementările ERP eșuează. Pentru a permite companiei să beneficieze de toate avantajele software-ului ERP, trebuie să identifici în primul rând departamentele în care va fi implementat sistemul. În funcție de nevoile companiei, un soft ERP poate fi folosit în financiar-contabilitate, resurse umane sau distribuție.

Procesul de instruire este foarte important și implică familiarizarea angajaților cu funcționalitățile sistemului ERP, inclusiv introducerea și gestionarea datelor, navigarea în interfața utilizatorului și interpretarea rapoartelor și analizelor generate de sistem.

➢    Greșeala #3: Subestimarea importanței managementului schimbării

Un sistem ERP poate remodela sarcinile și activitățile angajaților, prin automatizarea anumitor procese. Operațiunile companiei și chiar modul de lucru al angajaților pot suferi o transformare substanțială. În acest context, angajații pot întâmpina provocări în adaptarea la aceste schimbări.

De aceea, o comunicare eficientă este importantă în procesul de schimbare. Presupunerea că oamenii vor accepta planurile și vor oferi sprijinul necesar poate duce rapid la un eșec al implementării ERP. Schimbarea este un factor psihologic. Unii vor vedea rapid posibilitățile viitoare. Alții nu își pot imagina că procesele noi vor fi mai bune decât cele deja familiare. Așadar, ia în considerare angajarea de specialiști în managementul schimbării ca parte a echipei de implementare.

➢    Greșeala #4: Lipsa deciziilor luate la timp

Este important să se stabilească din timp cine este responsabil și pentru ce nivel. Deciziile tardive, ambigue sau luate în necunoștință pot condamna proiectul de implementare ERP la eșec. Majoritatea deciziilor care trebuie luate pe parcursul implementării ERP ar trebui luate la nivel de echipă.

Așteptarea răspunsurilor de la persoanele din management va întârzia inutil procesul de implementare și cea mai bună decizie vine în general de la oameni din echipă care sunt deja utilizatori ai sistemelor și sunt familiarizați cu procesele și cu ce schimbări vor îmbunătăți situația.

➢    Greșeala #5: Nu se testează înainte de implementarea ERP în live

Testarea proceselor de implementare ERP înainte de momentul de punere în live este un pas esențial pentru asigurarea unei tranziții eficiente către noul sistem. Această etapă presupune o evaluare atentă a tuturor funcționalităților, integrărilor și proceselor pentru a observa eventualele erori sau incompatibilități.

Prin intermediul testelor, se pot identifica și corecta eventualele probleme înainte ca acestea să afecteze operațiunile zilnice, contribuind astfel la succesul implementării unui soft ERP.

Implementarea ERP este un proiect complex care necesită o pregătire atentă. Este o decizie care ar trebui luată prin analize, cercetări și discuții cu departamentele implicate. Pentru a evita capcanele obișnuite cu care se confruntă majoritatea companiilor, procesul de implementare ERP ar trebui să înceapă cu o evaluare a avantajelor introducerii unui sistem ERP în firma ta.

Sperăm că înțelegi mai bine de ce eșuează implementările ERP. Există evident și alte capcane, dar dacă poți înțelege și preveni aceste 5 greșeli, șansele ca implementarea ERP să se desfășoare perfect cresc enorm.